Настройка CRM-системы Novocrm

Что это такое CRM?

CRM – специальная система для управления всем процессом взаимодействия с клиентами. Бесплатная Novocrm полностью интегрирована с виртуальной телефонией, что дает доступ к следующим возможностям:

• звонки напрямую со страницы CRM в браузере с помощью web-телефона;
• статистика разговоров и сделок, с помощью которой можно отслеживать эффективность менеджеров.

Кроме того, в Novocrm можно ставить задачи и контролировать их выполнение, формировать свою клиентскую базу и выстраивать свою собственную модель функционирования бизнеса.

Создание CRM

Здесь возможно два варианта:

1. У вас создана и активна виртуальная АТС Novofon

Вам необходимо зайти в личный кабинет, открыть вкладку “Услуги”, затем “CRM”. Нажмите на кнопку “Включить интеграцию” и “Перейти в аккаунт CRM”.

2. Вы не создавали АТС

В этом случае на первом шаге мастера настройки не забудьте поставить галочку напротив пункта “создать Novocrm”. Непосредственно к настройке параметров системы вы дойдете после настройки АТС.

В обоих случаях вы окажетесь на экране создания вашей CRM. Здесь необходимо указать имя, учетные данные администратора и пользователей, которые будут работать с системой. Добавить новых сотрудников можно и позже.

Теперь подробнее расскажем об интерфейсе и возможностях Novocrm.

Главная страница CRM

На ней расположены виджеты, которые содержат оперативную информацию по текущим делам:

• клиенты. Отображает общее число клиентов, количество за неделю и за день;
• мои лиды. Количество лидов конкретного менеджера и общее число неразобранных лидов в общем пуле;
• завершенные задачи. Отображается количество завершенных на этой неделе задач, относительно их общего количества;
• просроченные задачи. Количество задач конкретного менеджера, которые не были выполнены в установленный срок;
• текущие задачи. Количество активных задач;
• мои звонки. Число входящих и исходящих вызовов за сегодня и за неделю;
• новые лиды. Количество новых лидов за сегодня и за неделю.

Клиенты

В левой части экрана находятся фильтры, с помощью которых можно искать клиентов. При необходимости этот блок можно скрыть, нажав на стрелку.

В верхней части страницы находится строка универсального поиска, с помощью которого происходит поиск среди всей имеющейся в системе информации.

Нового клиента можно добавить выбрав иконку “+”. Нажатие на иконку с тремя точками позволяет экспортировать или импортировать списки клиентов.

В самой карте клиента можно создавать задачи конкретно для этого партнера. Для этого нужно нажать на три точки и выбрать “Создать задачу”.

В отдельной вкладке “Мои клиенты” находится список клиентов, по которым вы являетесь ответственным. В свою очередь, вкладка “Все клиенты” отображает полную клиентскую базу.

Каждому клиенту можно задать определенный набор тегов, с помощью которых впоследствии можно легко найти определенную группу партнеров.

При необходимости в карточку клиента можно добавлять собственные информационные поля. Это делается в разделе “Дополнительные свойства”.

Сделки

Здесь отображаются все сделки, которые зарегистрировали сотрудники. Доступно два формата отображения: канбан-доска и список. В первом случае статус сделки (и весь ее путь) можно будет отследить наглядно.

К каждой сделке можно добавить дополнительную информацию, описание, сумму и прочие важные для бизнеса показатели.

Календарь

На этой странице отображаются задачи назначенные на вас, а администратор может просмотреть их для всех сотрудников. Доступен выбор режима отображения: день, неделя, месяц и создать новую задачу. Причем не только себе, но и другим пользователям системы.

Задачи

Список задач можно отобразить в двух разных режимах: списком или в форме канбан-доски. Аналогично списку клиентов здесь доступны фильтры (форма Список), с помощью которых можно искать что-то конкретное. Поставив галочку “Завершенные”, вы сможете ознакомиться со списком закрытых задач.

Напоминания о назначенных поручениях приходят на почту ответственному за них сотруднику.

С помощью этого интерфейса удобно планировать разговоры с клиентом. Для этого необходимо создать задачу с типом “Звонок”.

Звонки

Здесь находится подробная детализация разговоров. С помощью фильтров и поля поиска можно найти конкретный звонок, прослушать запись или перезвонить по номеру в один клик.

Лиды

Просмотр списка лидов возможен в двух вкладках: “Мои лиды” и “Неразобранные”. Переключение происходит с помощью кнопок в верхней части окна.

Мои лиды – те, в которых вы указаны как ответственный. Неразобранные – те, к которым еще не прикреплен сотрудник и работа еще не началась. Рядом с ними есть кнопка “Забрать себе”, после нажатия на которую лид переместится во вкладку “Мои лиды”, и другие сотрудники не смогут работать с ним.

В список “неразобранные” новые записи можно добавить несколькими способами:

• вручную. В таком случае необходимо будет указать первоначальную информацию. Сделать это можно с помощью иконки “+”. Создатель лида автоматически назначается ответственным за него;
• импортировать из файла;
• автоматически.

В последнем случае необходимо включить автоматическое создание лидов при звонках. Сделать это можно в разделе “Настройки”, страница “Телефония”.

Окончание работы с лидом означает присвоение ему статуса клиента либо статуса “некачественный” и закрытие записи.

Команда

Здесь вы можете просмотреть список всех пользователей CRM и подробные сведения о них. Это могут быть контактные данные, должность, отдел или другая полезная информация.

В любой момент вы сможете связаться со своим коллегой. Для этого достаточно нажать на иконку телефона.

Управлять списком сотрудников может администратор. Он может как добавлять новые записи (кнопка находится в правом верхнем углу), так и редактировать уже имеющиеся.

При добавлении нужно указать имя сотрудника, его электронную почту и назначить внутренний номер АТС.

Помимо этого, можно пригласить нескольких пользователей с помощью email (вкладка “Отправить приглашение) или создать ссылку, перейдя по которой люди попадут в вашу CRM (вкладка “Сгенерировать ссылку”).

Аналитика

В этом разделе вы можете получить доступ ко всей аналитике, что связана с вашим бизнесом. Администратор может просмотреть количество звонков, сделок, клиентов и лидов для каждого сотрудника. Кроме того, все показатели могут быть представлены в виде графиков для наглядного сравнения.

Благодаря фильтрам в левой части экрана можно выбрать отчетный период и отметить галочками сотрудников, чьи показатели необходимо отобразить.

Кроме этого, можно посмотреть с каких источников люди обращались чаще.

АТС

Нажатие откроет страницу настроек виртуальной АТС в личном кабинете Novofon. Возможность доступна только администратору CRM.

Помощь

На этой странице находится информация о том, как и где получить помощь по работе с Novocrm.

Настройка и дополнительные возможности Novocrm