Несмотря на то, что современные коммуникации в большей степени перешли в мессенджеры, остаётся около 30% потребителей, которые для взаимодействия с разными компаниями выбирают телефонные звонки. Именно поэтому предпринимателям стоит задуматься об организации качественной связи. В этом может помочь аренда виртуального номера телефона. Это эффективный инструмент, позволяющий компаниям любого размера оптимизировать коммуникации, расширить географию своего присутствия и повысить уровень обслуживания клиентов.
Что такое виртуальный номер
Виртуальный номер — это телефонный номер, не привязанный к SIM-карте или другому физическому устройству. Он работает через интернет, перенаправляя звонки и сообщения на другие номера или приложения. Виртуальный номер нельзя купить, но можно взять в аренду, как на длительное время, так и, например, на несколько месяцев.
Зачем арендовать номер телефона?
Виртуальный номер телефона в аренду могут взять и частные лица, и компании. Для личного пользования такой номер будет полезен в следующих случаях:
- Для регистрации на различных платформах и сервисах. Так вы сможете защитить свой обычный номер от спама;
- Для звонков за рубежом, ведь обычные сим-карты там часто не работают. Виртуальные номера позволяют оставаться на связи даже в другой стране;
- Для разделения рабочих и личных звонков.
Бизнесу виртуальный номер позволит:
- Создать call-центр, чтобы обеспечивать быструю и качественную поддержку покупателей;
- Использовать единый контактный номер для клиентов в других регионах;
- Организовывать работу сотрудников на удалёнке. Менеджеры и другие специалисты могут оставаться «в зоне доступа» везде, даже за границей.
Преимущества виртуальных телефонных номеров
Использование виртуальных телефонных номеров в аренду имеет множество преимуществ как для бизнеса, так и для физических лиц:
1. Доступность и снижение затрат на связь.
Виртуальные номера обычно стоят дешевле, чем традиционные телефонные линии, и не требуют затрат на оборудование и обслуживание. Кроме этого, все входящие для компании будут абсолютно бесплатны.
2. Гибкость и мобильность.
Звонки на виртуальный номер можно принимать со смартфона, планшета или компьютера. Главное условие, чтобы устройство имело доступ в интернет. Это особенно важно для работы не из офиса, а из любой точки страны и даже мира.
3. Маршрутизация.
При необходимости можно подключить переадресацию с виртуального номера на номера сотрудников.
4. Интеграция с CRM.
Входящие и исходящие звонки могут автоматически регистрироваться в CRM. Данные о звонках, такие как имя клиента, номер телефона, длительность разговора, будут сохраняться в карточке клиента.
5. Масштабируемость.
Растущие компании могут легко и без дополнительных затрат расширить свою связь в любой момент.
6. Простое управление.
Подключиться, поменять тариф, продлить срок аренды и многое другое можно сделать удалённо через свой личный кабинет на сайте провайдера за минимум времени.
7. Расширенный функционал.
Виртуальные номера поддерживают переадресацию вызовов, голосовую почту, запись разговоров, создание голосового меню и другие полезные функции, которые позволяют улучшить качество обслуживания клиентов и повысить эффективность работы.
Какой номер взять в аренду?
Виртуальный номер для бизнеса стоит выбирать, исходя из своих задач. Это может быть обычный телефонный, международный или федеральный номер — «8800». Первый вариант подойдёт для личного пользования, а также для небольших компаний, которые ведут свой бизнес в пределах своей страны.
Выбирая номер в коде «8800», бренд акцентирует внимание клиентов на федеральном статусе фирмы и обеспечивает для них бесплатные звонки по всей России.
Международные номера позволят выйти бизнесу на новый уровень для поиска партнёров и клиентов за границей.
Сколько стоит аренда виртуального номера?
Стоимость аренды номера определяется его типом и принадлежностью (обычный или 8800, российский или зарубежный, городской или мобильный). Если вам нужен красивый, легко запоминающийся телефонный номер, скорее всего за него придётся заплатить больше.
При заключении договора аренды нужно выбрать тарифный план, исходя из его цены и предлагаемых опций. За номер, исключительно для звонков и СМС, цена будет значительно ниже, чем с предоставляемыми сервисами, такими как облачная АТС, CRM и другим программным обеспечением.
Как подключить виртуальный номер телефона
Чтобы подключить виртуальный номер, первым делом нужно выбрать провайдера и оформить заявку на его сайте. Там укажите регион и тип необходимого номера. Вы можете подключить мобильный, городской или номер «8800».
Следующим шагом выберите виртуальный номер телефона из предложенного списка и тарифный план с нужным набором опций. После оплаты номер активируется и им можно будет пользоваться.
Недостатки виртуального номера
При огромном количестве преимуществ, виртуальные номера имеют и свои недостатки. Так, в условиях плохого соединения или выключения сети интернет, вы рискуете остаться без связи. Обычно для предотвращения таких проблем необходимо позаботиться о переадресации звонков.
Крупным компаниям виртуальная АТС может оказаться невыгодной. В некоторых случаях для них будет практичнее собственная АТС.
Дополнительные услуги для виртуальных номеров
С помощью дополнительных опций виртуального номера компании смогут закрыть множество своих бизнес-задач:
- Записывать входящие звонки, что помогает обучать сотрудников, решать спорные моменты с клиентами и улучшать сервис;
- Подключаться к многоканальной линии, чтобы передавать узкие вопросы напрямую специалистам;
- Устанавливать голосовое меню, чтобы упростить и ускорить процесс обработки звонков;
- Создавать call-центр: клиенты смогут звонить одновременно, и им ответят доступные операторы;
- Принимать и записывать голосовые сообщения, чтобы не терять клиентов, которые обращаются в нерабочее время;
- Выбирать легко запоминающиеся номера для компании, чтобы улучшить узнаваемость бренда;
- Отслеживать статистику по звонкам, чтобы оценивать эффективность маркетинга, а также загруженность персонала;
- Не беспокоиться о конфиденциальности звонков и персональных данных клиентов.
Безопасно ли использовать виртуальные номера?
В России использование любых, в том числе виртуальных, номеров регламентируется ФЗ «О связи» No 126-ФЗ от 07.07.2003. Надёжный провайдер гарантирует обеспечение безопасности предоставляемого вида связи с помощью сквозного шифрования. Это процесс преобразования информации в нечитаемый формат. Шифрование гарантирует сохранение конфиденциальности данных при их передаче через интернет.
Также виртуальные телефонные номера сами по себе обеспечивают анонимность пользователей. При подключении не требуется предоставление личных данных. Номер можно получить без указания основных контактов. Это защищает от раскрытия информации, которая может быть использована в мошеннических схемах.
Как сохранить текущий виртуальный номер при смене провайдера
Передача голосовых вызовов с использованием технологии IP-телефонии происходит через специальную виртуальную магистраль — SIP-транк. С её помощью к виртуальной АТС подключаются городские, федеральные номера и номера «8800». Поэтому, чтобы сохранить виртуальный номер при смене провайдера, нужно:
- В текущей виртуальной АТС настроить маршрутизацию звонков через SIP-транк;
- В новой виртуальной АТС добавить номер, который нужно перенести.
Так вы сможете пользоваться своим виртуальным номером телефона, оплачивая услуги только нового провайдера, ведь входящие вызовы, которые будут поступать на «старую» АТС обычно не тарифицируются. Так вам не придётся менять номера на своём сайте, рекламе и оповещать об изменениях клиентов.
