Если в 2025 году вам в своей компании всё ещё приходится тратить массу сил и времени на рутинные дела: заполнение бумаг, подсчёт доходов и составление отчётов, то вы явно незнакомы с автоматизацией. Мы расскажем, как грамотно оптимизировать бизнес-процессы для малого бизнеса и почему это выгодно.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Если говорить простыми словами, автоматизация бизнес-процессов — это замена ручных операций, которые выполняют сотрудники компании, различными программами и информационными технологиями.
Какие бывают бизнес-процессы? Они делятся на оперативные, управленческие и вспомогательные. К первому виду относится вся основная деятельность компании по производству, оказанию услуг, логистике, продажам, снабжению и т.д. Управленческие бизнес-процессы — это всё, что связано с руководством: принятие решений, управление персоналом, стратегическое развитие. А к вспомогательным процессам относится бухгалтерия, техническое обслуживание оборудования, реклама и т.п.
На любом из этих уровней бизнес-процессы для малого бизнеса можно и нужно автоматизировать.
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов нацелена на увеличение эффективности работы компании. Это может помочь бизнесу решить целый ряд задач:
- Оптимизировать выполнение рабочих функций;
- Свести к минимуму риски и ошибки;
- Помочь в сборе и анализе данных;
- Создать удобные инструменты управления;
- Интегрировать информационные системы.
Преимущества автоматизации для малого бизнеса
Автоматизация бизнес-процессов требует определённых инвестиций, но даже малым предприятиям не стоит отказываться от данных инноваций, поскольку это те вложения, которые обязательно окупятся в будущем и станут движущей силой для бизнеса. Это делает возможным расширение горизонтов своего дела и выведение его на новый качественный уровень.
Рассмотрим основные преимущества автоматизации бизнес-процессов подробнее.
Повышение эффективности
Автоматизация рутинных задач, таких как выставление счетов, обработка заказов и управление запасами, разгружает персонал, давая возможность направить усилия на приоритетные направления, нуждающиеся в человеческом опыте и креативном подходе. Такая оптимизация положительно сказывается на общем уровне эффективности организации.
Снижение затрат
Автоматизация многих бизнес-процессов делает возможным сократить расходы на оплату труда, материалы и другие ресурсы. Например, в маркетинге она может привести к уменьшению затрат на рекламу, а автоматизированное управление запасами позволяет сократить расходы, связанные с хранением и утилизацией излишков товаров.
Повышение уровня обслуживания клиентов
Благодаря автоматизации удаётся значительно повысить качество клиентского сервиса. За счёт оперативного и точного отклика на запросы клиентов компании достигают лучших результатов. К примеру, чат-боты оказывают круглосуточную поддержку без задержек, а системы управления взаимодействием с клиентами (CRM) помогают глубже изучать пожелания потребителей и предлагать индивидуальные решения, соответствующие их предпочтениям.
Увеличение конкурентоспособности
Автоматизация малого бизнеса позволяет конкурировать с более крупными компаниями, которые уже внедрили автоматизированные системы. Это позволяет быстрее реагировать на изменения рынка, предлагать более качественные продукты и услуги и снижать цены.
Безопасность и защита
С помощью автоматизации основных процессов можно обезопасить бизнес как внутри компании, так и от внешних воздействий. Прежде всего, система гарантирует контроль над действиями каждого сотрудника: всё фиксируется и контролируется руководством. Это позволяет избежать множества ошибок и злоупотреблений полномочиями со стороны персонала. Также дополнительную защиту обеспечивает внедрение автоматизированных систем резервного копирования данных, систем контроля доступа и т.п.
Основные инструменты автоматизации
Сегодня существует множество специальных программ и сервисов, которые помогают облегчить работу компании и сэкономить время сотрудников. Предлагаем вашему вниманию основные инструменты автоматизации.
CRM-системы
CRM (системы управления взаимоотношениями с клиентами) созданы для централизованного хранения и управления информацией о каждом клиенте, отслеживания истории взаимодействий, автоматизации процессов маркетинга и продаж. Это кардинально меняет подход к ведению бизнеса, повышая эффективность работы с клиентами и повышая доходность компании.
Примеры: Битрикс24, OkoCRM, 1С:CRM, Мегаплан.
Для более эффективной работы этого инструмента можно реализовать интеграцию CRM с IP-телефонией. Благодаря этому возможно автоматизировать множество бизнес-процессов:
- Фиксация и расшифровка звонков;
- Мгновенное получение информации о звонящем;
- Запись разговоров;
- Контроль качества работы операторов;
- Email-рассылки;
- Маршрутизация и голосовое меню (IVR).
Подключение виртуальной АТС и интеграция телефонии с CRM-системой существенно упрощает деятельность менеджеров по продажам и повышает уровень взаимодействия с клиентами.
Системы управления проектами
Системы управления проектами — это специальные программы и сервисы, которые помогают организовывать и координировать работу над проектом. Они предназначены для простого и удобного распределения задач между участниками, отслеживания сроков выполнения, контроля бюджетов и отчёта о проделанной работе.
Например, руководитель проекта ставит задания каждому сотруднику, устанавливает дедлайны и следит за ходом выполнения задач. Участники группы отмечают выполненные задачи, обмениваются файлами и сообщениями, указывают на проблемы или изменения. Всё это делается в одном месте, что делает проектную работу прозрачной и удобной для всех членов команды.
Примеры: Trello, Wrike, Monday.com.
Автоматизация маркетинга
Инструменты автоматизации маркетинга позволяют компаниям экономить время и силы на привлечение и удержание клиентов. Это такие помощники, которые сами занимаются рекламой, собирают базу клиентов, отправляют письма и напоминают покупателям о товарах. Вот несколько примеров таких инструментов:
- Email-маркетинг.
- SMM
- Реклама
- Аналитика
Бухгалтерские программы
Бухгалтерские платформы нужны для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, расчёта заработной платы, формирования финансовой отчётности. Применение таких программ позволяет существенно сократить ручную работу, минимизировать ошибки и оптимизировать деятельность бухгалтерии.
Примеры: 1С Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия.
Чат-боты
Чат-боты умеют общаться с людьми через сообщения, имитируя живого собеседника. Их можно использовать для оптимизации разных задач в продажах, чтобы облегчить работу менеджеров и повысить комфорт покупателей:
- Консультирование клиентов по стандартным вопросам;
- Помощь в оформлении заказов;
- Приём жалоб и предложений;
- Напоминание о доставке, оплате и тд.
- Информирование о скидках и специальных предложениях.
Главная цель чат-ботов — разгрузить сотрудников, взяв на себя рутинные задачи, а также быстро и удобно коммуницировать с целевой аудиторией.
Рекомендации по внедрению автоматизации
Если вы хотите автоматизировать свой бизнес, но не знаете, с чего начать, то наши советы помогут вам в этом.
Оцените текущие процессы
Первым шагом внимательно изучите существующие рабочие процессы вашей компании. Определите свои слабые места, где ручной труд занимает много времени и создаёт задержки. Понимание реальных потребностей обеспечит правильный выбор решений для автоматизации.
Выберите подходящие инструменты
Изучите разные варианты и остановитесь на тех, которые идеально подойдут именно вашему бизнесу, учитывая его особенности, бюджет и потребности. Помимо функционала, особое внимание уделите совместимости выбранных решений с уже имеющимися у вас информационными системами.
Обучите сотрудников
Эффективность применения новой системы зависит от того, насколько хорошо её освоят сотрудники. Организуйте обучение, помогите своей команде адаптироваться к нововведениям. Важно мотивировать работников на активное участие в процессе перехода, разъясняя выгоды автоматизации.
Постоянно оценивайте и улучшайте
Автоматизация — динамический процесс, требующий регулярного внимания. Необходимо постоянно мониторить эффективность используемых инструментов, собирать мнения сотрудников и оперативно устранять недостатки. Гибкость и готовность к изменениям помогут сохранить высокую отдачу от процесса автоматизации.
Заключение
Автоматизация бизнес-процессов давно перестала быть привилегией крупных корпораций и стала доступной даже для малого бизнеса. Сегодня небольшие компании активно внедряют цифровые решения, позволяющие повышать эффективность, снижать издержки и обеспечивать качественное обслуживание клиентов. Правильно настроенные автоматизированные системы способны существенно упростить ежедневные задачи, открывая новые горизонты для развития и укрепления позиций на рынке.
