При планировании расходов на связь можно пропустить множество потенциальных дыр, через которые может утечь часть бюджета. Деньги можно потратить зря просто из-за неоптимизированных тарифов или неправильного использования мобильных устройств. А чем больше у вас сотрудников, тем больше риск заплатить больше, чем запланировано.
Давайте рассмотрим, как сократить расходы на связь в компании, не жертвуя эффективностью и комфортом персонала. Освобожденные ресурсы вы сможете направить в маркетинг или другой способ масштабирования вашего бизнеса.
Анализ текущих расходов
Перед тем, как внедрять изменения, важно понять, на что именно уходят ваши деньги и какие виды расходов на связь есть в вашей компании. Анализ текущих расходов даст ясное представление о том, какие именно услуги стоят дорого и требуют оптимизации.
Инструменты для анализа могут варьироваться от стандартных отчетов по счетам от провайдера связи до использования специализированных программ, предназначенных для учета расходов на связь.
Контроль использования мобильных телефонов
Мобильные телефоны, которые сотрудники используют для работы, могут обходиться довольно дорого. Поэтому здесь стоит проследить, не используют ли они эти телефоны в личных целях, особенно если им часто приходится общаться в роуминге. В целом мобильная связь может обходиться дороже, чем своя виртуальная АТС — здесь многое зависит от количества персонала и того, насколько часто они общаются с клиентами.
Установите лимиты использования и предоставьте сотрудникам правила экономного использования связи. Существует множество приложений, позволяющих контролировать расходы на мобильную связь. Иногда сами мобильные провайдеры могут предоставить необходимую статистику, если у вас корпоративный тариф.
Оптимизация корпоративных тарифов
Регулярно пересматривайте условия сотрудничества с вашими поставщиками связи и обсуждайте возможность переговоров по тарифам. Сравнивайте тарифы от разных провайдеров: это поможет выбрать условия получше.
Привлеките к выбору тарифа ответственного сотрудника, который и сам часто пользуется связью. Он поможет реалистичнее смотреть на потребности компании.
Переговоры с поставщиками могут привести к дополнительным скидкам и выгодным предложениям. Возможно, у вас сократилось количество сотрудников, и теперь вы можете выбрать тариф с меньшей платой. Либо теперь вам нужно совершать больше звонков, соответственно, можно выбрать пакет, где есть больше бесплатных минут, чтобы не переплачивать за превышение лимита минут на текущем тарифе.
Внедрение VoIP-решений
VoIP (Voice over Internet Protocol) — это технология передачи голосовой информации через интернет в цифровом виде, через сеть IP. Переход на VoIP-телефонию поможет значительно сэкономить, ведь обычно это не требует расходов на установку и обслуживание дорогостоящей аппаратуры. Дополнительно у вас будет расширенный функционал звонков и возможность интеграции с другими сетевыми сервисами.
Как внедрить VoIP-телефонию в вашу компанию:
- Выберите поставщика услуг, оценивая тарифы, качество обслуживания, возможности масштабирования и совместимость с потребностями бизнеса.
- Проведите тестирование системы: это может быть пилотный запуск в ограниченном объеме. Это позволяет выявить потенциальные проблемы и обеспечить более плавное внедрение.
- Настройте интеграцию с существующими бизнес-процессами и системами, например, с CRM.
- Позаботьтесь о безопасной передаче данных с учетом возможных угроз кибербезопасности в вашем бизнесе. На что можно сделать упор: шифрование трафика, контроль доступа и регулярные обновления системы безопасности.
- Проведите обучение для сотрудников. Его можно проводить постепенно, начиная еще до внедрения VoIP-телефонии, чтобы минимизировать сопротивление команды. Здесь важно показать, как новые инструменты пойдут на пользу и компании, и самим сотрудникам. Расскажите об автоматизации рутинных процессов.
Использование видеоконференций
Сегодня, с учетом того, что разные сотрудники могут работать удаленно и из разных городов, довольно удобно пользоваться сервисами видеоконференций. Благодаря им можно собрать ключевых сотрудников и обсудить проблемы или стратегические задачи компании, при этом не нужно тратиться на перелеты и аренду гостиниц.
Чтобы выбрать подходящее программное обеспечение, проанализируйте, сколько сотрудников вам нужно подключать на один звонок, и как долго длятся звонки. Некоторые сервисы предоставляют бесплатные тарифы для небольших команд, другие — платные тарифы, с учетом, что ваши сотрудники могут пользоваться единым корпоративным аккаунтом и создавать неограниченное количество конференций и проводить их одновременно.
Обратите внимание и на дополнительные опции: возможность делать запись звонков, автоматически генерировать резюме встречи, пересылать файлы во время звонка и переписываться в чате. Эти функции помогут сделать общение более эффективным.
Управление мобильными устройствами
Нередко эффективность сотрудников снижается из-за использования мобильных телефонов. Для решения этой проблемы (и не только этой) существуют MDM-системы. Они позволяют централизованно управлять мобильными устройствами, которые подключены к инфраструктуре компании.
Точнее — они могут контролировать приложения, которые установлены на телефонах и планшетах сотрудников. Если на этих устройствах хранятся данные, стратегически важные для компании, значит, их нужно защитить от киберугроз.
Утечки данных могут дорого обойтись компании, поэтому намного выгоднее предупредить атаку благодаря MDM-системам.
Кроме того, MDM-системы помогают загружать на все подключенные устройства свои сертификаты безопасности, определять лимиты времени использования, а также устанавливать или удалять различные приложения, ограничивать их работу. Тем самым можно повышать эффективность сотрудников на рабочем месте.
Внедрение MDM сокращает время и ресурсы, которые могли бы уйти на ручное управление и настройку каждого устройства. Это повышает эффективность и снижает затраты на трудовые ресурсы.
Обучение сотрудников
Чтобы новые внедренные технологии приносили пользу и помогали компании зарабатывать деньги, важно обучать сотрудников. Ведь именно они будут совершать звонки, проводить конференции, общаться с клиентами.
Сотрудникам важно объяснять, какой тарифный план использует ваша компания. Например, разговоры можно выстраивать в зависимости от посекундной или поминутной тарификации.
Обучение поможет избежать незапланированных трат и укладываться в лимиты расходов по оплате услуг связи. Можно запланировать видеоконференции, на которых ответственный сотрудник в режиме демонстрации экрана покажет, как правильно пользоваться сервисами связи.
Заключение
Сокращение расходов на связь — важный элемент стратегии по оптимизации финансов компании. Обратите внимание на перечисленные советы, подходящие для компаний любого размера. Внедрение VoIP-решений и MDM-систем, обучение сотрудников и оптимизация тарифных планов поможет улучшить финансовое положение вашего бизнеса и повысить эффективность рабочих процессов.
Изображение: vectorjuice, freepik
